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Kassenbuch-Vorlage für Excel, mit Zählprotokoll.
Einnahmen und Ausgaben eintragen, der Bestand rechnet sich selbst. Dazu das Zählprotokoll für den Kassensturz am Abend: gleich hier ausfüllen und drucken, oder als zweites Blatt in der Excel-Datei.
Zur Vorlage
Zählprotokoll: Kasse zählen
Anzahl der Scheine und Münzen eintragen, die Summe steht sofort da. Mit dem Soll aus dem Kassenbuch sehen Sie die Differenz.
Kassenbuch in Excel: was das Finanzamt dazu sagt
Ehrlich vorweg: Eine Excel-Datei allein ist kein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Sie lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemand merkt, und genau das schließen die Regeln zur Buchführung aus. Bei einer Prüfung kann das Finanzamt eine reine Excel-Kasse verwerfen und Einnahmen schätzen.
Brauchbar ist die Vorlage trotzdem, wenn Sie sie richtig einsetzen. Als Rechenhilfe für den Tag: eintragen, ausdrucken, unterschreiben, abheften. Der unterschriebene Ausdruck zählt, nicht die Datei. Zusammen mit dem Zählprotokoll haben Sie damit den täglichen Kassenbericht, den eine offene Ladenkasse braucht.
Ob Sie überhaupt ein Kassenbuch führen müssen, hängt von Ihrer Gewinnermittlung ab. Wer bilanziert, muss. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, muss Bareinnahmen einzeln und täglich aufzeichnen, aber kein Kassenbuch im strengen Sinn führen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Form bei Ihnen reicht.
Kassenbuch führen: fünf Regeln
Täglich
Bareinnahmen und Barausgaben werden am selben Tag festgehalten, nicht am Wochenende für die ganze Woche. Der Abend an der Kasse dauert fünf Minuten, wenn er Routine ist.
Jeder Vorgang einzeln
Auch die Privatentnahme für den Einkauf und die Einzahlung bei der Bank. Alles, was die Kasse verlässt oder hineinkommt, bekommt eine Zeile und einen Beleg.
Nie unter null
Eine Kasse kann nicht im Minus sein. Zeigt die Spalte Bestand einen negativen Wert, fehlt eine Einnahme oder ein Datum stimmt nicht. Prüfer suchen genau danach.
Zählen und vergleichen
Am Abend wird gezählt. Stimmt die Summe nicht mit dem Bestand im Kassenbuch überein, steht die Differenz im Zählprotokoll, mit einem Wort zur Ursache.
Nichts überschreiben
Fehler werden nicht gelöscht, sondern mit einer neuen Zeile korrigiert. Auf Papier heißt das durchstreichen, sodass das Alte lesbar bleibt.
Zehn Jahre aufheben
Kassenberichte, Zählprotokolle und Belege gehören in einen Ordner je Jahr. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der letzte Eintrag steht.
Was nicht bar bezahlt wird, muss niemand zählen
Der Kassensturz am Abend ist die Arbeit, die keiner sieht. Scheine zählen, Differenzen suchen, zur Bank fahren. Je weniger Bargeld in der Lade liegt, desto kürzer wird dieser Teil des Tages.
Mit buchen.app zahlen Kunden schon bei der Online-Buchung: den ganzen Betrag oder eine Anzahlung, mit Karte, PayPal, Apple Pay oder Google Pay. Das Geld geht über Ihr Stripe-Konto direkt auf Ihr Bankkonto. Jede Zahlung hat einen Beleg und taucht in keiner Kasse auf.
Ob und wie viel vorab gezahlt wird, legen Sie je Leistung fest. Der Rest bleibt wie gewohnt: bar oder mit Karte im Laden. Nebenbei kommen Kunden, die schon bezahlt haben, auch wirklich zum Termin.
Fragen zu Kassenbuch und Zählprotokoll
Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?+
Als Rechenhilfe ja, als alleinige Kassenführung in der Regel nicht. Excel-Dateien lassen sich nachträglich ändern, ohne dass man es sieht. Deshalb erkennt das Finanzamt sie nicht als ordnungsgemäß an. Drucken Sie jeden Tag aus und unterschreiben Sie, oder führen Sie einen täglichen Kassenbericht auf Papier.
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?+
Wer seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist nicht zum Kassenbuch verpflichtet. Bareinnahmen müssen Sie trotzdem einzeln, vollständig und täglich aufzeichnen. Dafür eignet sich die Vorlage, zusammen mit dem Zählprotokoll.
Was ist ein Zählprotokoll?+
Die Aufstellung des Bargelds am Tagesende: wie viele Scheine und Münzen von jeder Sorte in der Kasse liegen. Die Summe wird mit dem Bestand laut Kassenbuch verglichen. Bei einer offenen Ladenkasse ist es der wichtigste Nachweis.
Darf der Kassenbestand negativ sein?+
Nein. In einer Kasse kann nicht weniger als nichts liegen. Ein negativer Bestand zeigt, dass eine Einnahme fehlt oder ein Datum nicht stimmt. Sie erkennen es am Minus in der Spalte Bestand.
Wie lange muss ich Kassenunterlagen aufbewahren?+
In der Regel zehn Jahre, einschließlich der Zählprotokolle und Belege. Heben Sie die Ausdrucke mit Unterschrift auf, nicht nur die Datei.
Mit welchen Programmen öffne ich die Vorlage?+
Mit Excel ab 2007, LibreOffice Calc, Numbers und Google Tabellen. Die Datei enthält Formeln, aber keine Makros.
Weniger Bargeld, weniger Zählen.
Buchungslink anlegen, Leistungen mit Preis eintragen, Online-Zahlung einschalten. Free ohne Karte, in zehn Minuten eingerichtet.
Weitere Werkzeuge
Rechnung für Kleinunternehmer
Rechnung mit allen Pflichtangaben und dem Hinweis nach § 19 UStG. Ausfüllen, als PDF speichern, fertig.
Excel-Terminplaner
Zeiten, Takt und Mitarbeiter wählen, Wochenplan als Excel-Datei laden. Fertig formatiert, zum Ausfüllen und Drucken.
Stundensatz-Rechner
Kosten, Wunschlohn und verkaufbare Stunden eintragen, Stundensatz und Minutenpreis ablesen. Für Selbstständige und Handwerk.