Kostenloses Werkzeug
Excel-Terminplaner: Ihre Vorlage, passend zum Betrieb.
Keine Vorlage von der Stange. Sie wählen Arbeitszeit, Takt und Mitarbeiter, und laden einen Wochenplan mit Uhrzeit als Excel-Datei. Fertig formatiert, zum Ausfüllen am Bildschirm oder zum Drucken.
Vorlage zusammenstellen
Was die Excel-Vorlage mitbringt
Wochenplan mit Uhrzeit
Links die Zeiten in Ihrem Takt, oben die Tage. Volle Stunden sind hervorgehoben. Die Kopfzeile bleibt beim Rollen stehen, auch bei einem langen Tag.
Eine Spalte je Mitarbeiter
Mit Namen entsteht je Wochentag ein Blatt. Jede Person hat ihre Spalte, so sehen Sie auf einen Blick, wer um 10 Uhr frei ist.
Druckfertig
Querformat, auf eine Seite Breite eingestellt. Wer lieber mit Stift arbeitet, druckt den Plan und hängt ihn an die Theke. Ohne Makros, ohne Blattschutz.
Termine in Excel planen: fünf Regeln aus der Praxis
Eine Datei, ein Ort. Der Terminplan liegt an genau einer Stelle. Kopien per E-Mail oder auf dem Stick sind der Anfang jeder Doppelbuchung.
Immer dieselben drei Angaben. Name, Telefon, Leistung. Wer nur „Müller“ einträgt, weiß am Dienstag nicht, welche Frau Müller kommt und wie lange.
Lange Termine sichtbar machen. Dauert die Leistung 90 Minuten, füllen Sie alle drei Zeilen mit einer Farbe. Sonst trägt jemand in die scheinbar freie Zeile einen zweiten Kunden ein.
Farben für den Stand. Zum Beispiel Grün für bestätigt, Gelb für angefragt, Grau für abgesagt. Drei Farben reichen, mehr merkt sich niemand.
Jede Woche ein neues Blatt. Rechtsklick auf das Blatt, „Verschieben oder kopieren“, Kopie erstellen. So bleibt die alte Woche als Nachweis stehen.
Wann Excel reicht, und wann nicht mehr
Excel reicht, wenn
- ✓ Sie allein arbeiten und nur Sie den Plan pflegen.
- ✓ Kunden ohnehin anrufen und Sie gern am Telefon sind.
- ✓ Es eine Handvoll Termine am Tag sind, meist Stammkunden.
Es wird eng, wenn
- → zwei Leute eintragen und derselbe Platz doppelt vergeben wird.
- → das Telefon mitten in der Behandlung klingelt, nur für einen Termin.
- → Kunden nicht kommen, weil niemand an den Termin erinnert hat.
Der Kalender von buchen.app sieht aus wie Ihre Tabelle: Tag und Woche als Zeitraster, eine Spalte je Mitarbeiter. Der Unterschied ist, wer ihn füllt. Kunden sehen die freien Zeiten auf Ihrer Buchungsseite und tragen sich selbst ein. Jede Zeit gibt es genau einmal, auch wenn zwei im selben Moment buchen.
Bestätigung und Erinnerung gehen von selbst raus. Termine vom Telefon tragen Sie weiter von Hand ein, im selben Kalender. Free reicht für 1 Mitarbeiter und 5 Leistungen und läuft nicht ab.
Fragen zum Excel-Terminplaner
Ist die Excel-Vorlage kostenlos?+
Ja, ohne Anmeldung und ohne Makros. Die Datei wird nach Ihren Angaben erzeugt und sofort geladen. Wir speichern weder die Datei noch die Namen darin.
Mit welchen Programmen lässt sich der Terminplaner öffnen?+
Mit Excel ab 2007, LibreOffice Calc, Numbers auf dem Mac und Google Tabellen. Es ist eine gewöhnliche xlsx-Datei ohne Makros und ohne Schutz.
Kann ich den Plan für mehrere Mitarbeiter anlegen?+
Ja. Tragen Sie bis zu sechs Namen ein, dann bekommt jeder Wochentag ein eigenes Blatt mit einer Spalte je Person. Ohne Namen entsteht ein Blatt mit einer Spalte je Tag.
Können mehrere Personen gleichzeitig in der Datei arbeiten?+
Nur, wenn die Datei in OneDrive, SharePoint oder Google Tabellen liegt. Auf einem gemeinsamen Laufwerk gewinnt, wer zuletzt speichert. Das ist die häufigste Ursache für doppelt vergebene Termine in Excel.
Wie drucke ich den Wochenplan?+
Die Datei ist auf Querformat und eine Seite Breite eingestellt. Drucken, fertig. Bei einem 15-Minuten-Takt über zehn Stunden wird die Schrift klein, dann lieber je Tag ein Blatt.
Kann Excel Kunden an Termine erinnern?+
Nein. Excel weiß nicht, wann ein Termin ist, und verschickt nichts. Erinnern müssen Sie von Hand, die Texte dafür liefert der Erinnerung-Generator. Oder die Erinnerung geht von selbst raus, das macht buchen.app in jedem Tarif.
Ein Kalender, der sich selbst füllt.
Buchungslink anlegen, Arbeitszeiten eintragen, Link verschicken. Die Excel-Datei können Sie daneben behalten, bis Sie sie nicht mehr öffnen.
Weitere Werkzeuge
Terminzettel-Vorlage
Terminzettel und Terminkarten mit Logo gestalten und selbst drucken, zehn Stück je Blatt. Auf Wunsch mit QR-Code.
Kassenbuch und Zählprotokoll
Kassenbuch als Excel-Vorlage mit laufendem Bestand, dazu das Zählprotokoll für die Barkasse. Rechnet selbst.
No-Show-Rechner
Was nicht erschienene Kunden im Jahr kosten, in Euro und Stunden. Mit der Rechnung, was Erinnerung und Anzahlung zurückholen.