Funktion
Die Erinnerung geht raus, ohne dass jemand daran denkt.
24 Stunden vor dem Termin bekommt der Kunde eine E-Mail mit Tag, Uhrzeit, Leistung, Adresse und dem Link zum Verschieben. Einmal je Termin, automatisch, in jedem Tarif.
Ein Termin, der vergessen wird, kostet die Stunde und den Kunden, der sie gern gehabt hätte. Die Erinnerung am Vortag ist die einfachste Gegenmaßnahme, und sie scheitert im Alltag fast immer am selben Punkt: Jemand muss sie schicken. Montagmorgen, drei Kunden im Laden, das Telefon klingelt, und die Erinnerungen für Dienstag bleiben liegen.
Bei buchen.app schickt sie der Server. Alle fünf Minuten prüft er, welche bestätigten Termine in den nächsten 24 Stunden beginnen und noch keine Erinnerung hatten. Jeder Termin bekommt genau eine, auch wenn der Server zweimal gleichzeitig nachsieht. Wer verschiebt, bekommt sie für den neuen Termin noch einmal.
Was in der Mail steht
Drin
- ✓Wochentag, Datum, Uhrzeit, Leistung, Mitarbeiter
- ✓Ihr Name, Adresse, Telefon, wie auf der Buchungsseite
- ✓Link zum Verschieben oder Absagen, mit Ihrer Frist
- ✓Link zur Kalenderdatei, falls der Termin noch nicht im Kalender ist
- ✓Sie oder du, wie Sie es im Portal eingestellt haben
Nicht drin
- ✕Werbung, Rabatte, Bewertungsbitten. Die Erinnerung gehört zum Termin und bleibt dabei, auch rechtlich.
- ✕Ein Abmeldelink. Den braucht nur, was nicht zur Buchung gehört, und das versenden wir nicht.
- ✕Eigene Texte je Betrieb. Die Mail ist für alle gleich, mit Ihren Daten darin. Wer eigene Worte braucht, nimmt die Vorlagen aus dem Ratgeber.
Warum E-Mail und nicht SMS
Ehrlich: SMS wird eher gelesen. Wir versenden trotzdem E-Mail, aus drei Gründen. Die E-Mail hat der Kunde bei der Buchung ohnehin angegeben, die Telefonnummer ist freiwillig. Eine SMS kostet je Stück, und wir wollen keine Gebühr je Termin. Und die E-Mail trägt den Link zum Verschieben, der in 160 Zeichen keinen Platz hat.
Wer SMS oder WhatsApp will, schickt sie von Hand mit den Vorlagen aus dem Ratgeber. SMS und WhatsApp stehen auf unserer Liste für die nächsten Funktionen. Ein Datum gibt es noch nicht.
Alle Mails, die buchen.app verschickt
| Anlass | An den Kunden | An Sie | Tarif |
|---|---|---|---|
| Neue Buchung | Bestätigung mit allen Angaben und Links | Hinweis mit Kunde und Zeit | Free und Pro |
| Verschiebung | Neuer Termin, alter Termin genannt | Wenn der Kunde verschoben hat | Free und Pro |
| Absage | Mit Ihrem Grund, wenn Sie einen angeben | Wenn der Kunde abgesagt hat | Free und Pro |
| Anfrage | Eingang, dann Zusage, Absage oder Ablauf | Neue Anfrage mit Frist | Pro |
| Erinnerung | 24 Stunden vorher, einmal | Keine | Free und Pro |
Absender ist buchen.app. Antwortet der Kunde auf eine Mail, landet die Antwort bei Ihrer E-Mail-Adresse aus dem Portal.
Fragen zur Erinnerung
Kann ich die Stunden ändern?+
Ja, im Portal unter Einstellungen, „Erinnerungsmail vorher“. Standard sind 24 Stunden. Weniger als vier Stunden bringt wenig, weil die Zeit dann kaum neu vergeben werden kann.
Bekommt der Kunde die Erinnerung auch, wenn er heute für morgen bucht?+
Wenn zwischen Buchung und Termin weniger Zeit liegt als die eingestellte Vorlaufzeit, geht die Erinnerung wenige Minuten nach der Bestätigung raus. Die Bestätigung selbst hat er in jedem Fall.
Kann ich den Text der Erinnerung ändern?+
Nein. Die Mail ist für alle Betriebe gleich aufgebaut, mit Ihren Daten, Ihrem Namen und Ihrer Anrede. Eigene Texte je Betrieb sind nicht vorgesehen, auch damit keine Werbung in eine Termin-Mail rutscht.
Gibt es die Erinnerung in Free?+
Ja. Erinnerung, Bestätigung, Verschiebung und Absage per Mail gibt es in jedem Tarif, ohne Aufpreis.
Wird die Erinnerung auch an mich geschickt?+
Nein. Sie sehen Ihre Termine im Portal und per ICS im eigenen Kalender. Eine Mail je Termin wäre bei 20 Terminen am Tag nur Lärm.
Erinnerung an, Kopf frei.
Die Erinnerung ist in Free schon dabei, ohne Karte und ohne Enddatum. Pro für 19 Euro im Monat bringt Team, Anfragen und Statistiken dazu.