Ratgeber
Terminerinnerung: Vorlagen, die den Stuhl voll halten.
Zwölf Texte für SMS, WhatsApp und E-Mail, zum Kopieren und Anpassen. Davor das Wichtigste: was hinein gehört, wann sie rausgeht und was rechtlich erlaubt ist.
Ein vergessener Termin kostet zweimal. Die Stunde ist weg, und der Kunde, dem Sie sie hätten geben können, ist beim Wettbewerber. Die Erinnerung am Vortag ist das billigste Mittel dagegen, das es gibt: eine Nachricht, 160 Zeichen, fertig. Wie viele Ausfälle sie verhindert, hängt an Branche und Kundschaft. Eine Zahl, die für alle gilt, haben wir nicht, und Sie sollten keiner trauen, die das behauptet.
Was wir sagen können: Die gute Erinnerung ist kurz, nennt Tag, Uhrzeit und Ort, und zeigt den Weg zum Absagen. Der letzte Punkt ist der wichtigste. Wer absagen kann, sagt ab, statt einfach nicht zu kommen. Die Vorlagen unten sind danach gebaut. Nehmen Sie eine, ändern Sie den Ton, und lassen Sie den Absage-Weg drin.
Was in eine Erinnerung gehört
Hinein
- ✓Wochentag, Datum und Uhrzeit. „Morgen“ allein reicht nicht, die Nachricht wird auch übermorgen noch gelesen.
- ✓Die Leistung, damit der Kunde weiß, wie lange er braucht.
- ✓Ort oder Adresse, bei Hausbesuchen der Hinweis, wer zu wem kommt.
- ✓Der Weg zum Absagen oder Verschieben: Link oder Telefonnummer, mit Frist.
- ✓Ihr Name als Absender. Eine Nummer ohne Namen wird gelöscht.
Nicht hinein
- ✕Werbung, Rabatte, neue Produkte. Das macht aus der Erinnerung rechtlich eine Werbenachricht.
- ✕Die Bitte um eine Bewertung. Die kommt nach dem Termin, nicht davor.
- ✕Drohungen mit Ausfallgebühr. Wenn Sie eine haben, steht sie in der Bestätigung. Hier reicht die Frist.
- ✕Drei Absätze. Die Erinnerung wird im Gehen gelesen.
Der richtige Zeitpunkt
24 Stunden vorher
Der Standard. Früh genug, dass der Kunde noch absagen kann und Sie die Zeit neu vergeben. Spät genug, dass er den Termin nicht wieder vergisst.
Zwei Tage vorher bei langen Terminen
Färben, Inspektion, Hausbesuch: Wenn ein Ausfall Sie drei Stunden kostet, erinnern Sie 48 Stunden vorher und noch einmal am Morgen.
Zwischen 9 und 19 Uhr
Eine SMS um 23 Uhr wird gelesen, aber nicht gemocht. Wer automatisch versendet, stellt ein Zeitfenster ein.
Vorlagen für SMS
Unter 160 Zeichen, sonst werden es zwei SMS. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen.
Sachlich
Erinnerung: Ihr Termin bei [Betrieb] am [Wochentag], [Datum] um [Uhrzeit] Uhr, [Leistung]. Absagen oder verschieben bis [Frist]: [Telefon]
Mit Absage-Link
Hallo [Vorname], morgen um [Uhrzeit] Uhr ist Ihr Termin bei [Betrieb] ([Leistung]). Verschieben oder absagen: [Link]. Bis morgen.
Hausbesuch
Erinnerung: [Name] kommt am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr zu Ihnen, [Adresse]. Bitte halten Sie [Vorbereitung] bereit. Änderungen bis [Frist]: [Telefon]
Vorbereitung zum Beispiel: den Parkplatz frei, den Hund im Nebenraum, den Fahrzeugschein.
Mit Vorbereitung
Ihr Termin bei [Betrieb]: [Datum], [Uhrzeit] Uhr, [Leistung]. Bitte kommen Sie [Vorbereitung]. Absagen bis [Frist] unter [Telefon].
Zum Beispiel: ungeschminkt, mit gewaschenen Haaren, mit dem Rezept, mit dem Serviceheft.
Vorlagen für WhatsApp
Lockerer, länger erlaubt. Du oder Sie, je nachdem, wie Sie im Laden sprechen.
Locker, mit Du
Hi [Vorname], kurze Erinnerung: morgen um [Uhrzeit] Uhr bist du bei uns dran ([Leistung]). Wenn es nicht passt, sag bitte bis [Frist] Bescheid, dann bekommt jemand anders die Zeit. Bis morgen, [Name] von [Betrieb]
Sie, mit Adresse
Guten Tag [Vorname] [Nachname], wir erinnern an Ihren Termin am [Wochentag] um [Uhrzeit] Uhr bei [Betrieb], [Adresse]. Dauer etwa [Dauer] Minuten. Verschieben oder absagen bis [Frist] hier: [Link]. Viele Grüße, [Name]
Mit einem Augenzwinkern
Hallo [Vorname], der Stuhl ist morgen um [Uhrzeit] Uhr für dich reserviert und hat schon gefragt, ob du kommst. Wenn nicht, sag bis [Frist] Bescheid: [Link]. Sonst bis morgen, [Betrieb]
Nur, wenn Ihre Kunden Sie so kennen. Bei einer Praxis lieber die sachliche Fassung.
Zweite Erinnerung am Morgen
Guten Morgen [Vorname], heute um [Uhrzeit] Uhr: [Leistung] bei [Betrieb]. Wir freuen uns. Falls etwas dazwischenkommt: [Telefon].
Vorlagen für E-Mail
Mit Betreff. Die E-Mail darf mehr enthalten, zum Beispiel die Anfahrt oder eine Liste zum Mitbringen.
Standard
Betreff: Erinnerung: Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr Guten Tag [Vorname] [Nachname], am [Wochentag], [Datum] um [Uhrzeit] Uhr erwarten wir Sie zu [Leistung] bei [Betrieb], [Adresse]. Planen Sie etwa [Dauer] Minuten ein. Wenn Sie den Termin verschieben oder absagen möchten, geht das bis [Frist] über diesen Link: [Link] Viele Grüße [Name] [Betrieb], [Telefon]
Praxis, mit Rezept
Betreff: Ihr Termin am [Datum]: bitte Rezept mitbringen Guten Tag [Vorname] [Nachname], Ihr Termin ist am [Wochentag], [Datum] um [Uhrzeit] Uhr bei [Name]. Bitte bringen Sie das Rezept und die Versichertenkarte mit. Ohne Rezept können wir die Behandlung nicht abrechnen. Absagen sind bis 24 Stunden vorher kostenfrei: [Telefon] oder [Link]. Mit freundlichen Grüßen [Betrieb]
Werkstatt, mit Fahrzeug
Betreff: Werkstatttermin am [Datum], [Kennzeichen] Guten Tag [Vorname] [Nachname], wir erinnern an den Termin für Ihr Fahrzeug [Kennzeichen] am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr: [Leistung]. Bitte bringen Sie Fahrzeugschein und Schlüssel mit. Die Abholung ist voraussichtlich ab [Abholzeit] Uhr möglich. Änderungen bitte bis [Frist] unter [Telefon]. Viele Grüße [Betrieb]
Englisch
Subject: Reminder: your appointment on [date] at [time] Hello [first name], this is a reminder of your appointment for [service] at [business] on [weekday], [date] at [time]. Please allow about [duration] minutes. To reschedule or cancel, use this link until [deadline]: [link] See you soon [name], [business]
Rechtliches, kurz
Die Erinnerung an einen gebuchten Termin gehört zum Vertrag mit dem Kunden. Sie brauchen dafür keine Werbeeinwilligung, solange nichts anderes in der Nachricht steht. Sobald ein Rabatt oder ein neues Angebot dazukommt, wird es Werbung, und dafür gelten andere Regeln. Deshalb steht oben: nichts hinein, was nicht zum Termin gehört.
Bei WhatsApp landet die Nummer des Kunden bei Meta. Viele Betriebe nutzen es trotzdem, mit WhatsApp Business und einem Hinweis in der Datenschutzerklärung. Ob das für Ihren Betrieb reicht, sagt Ihnen ein Datenschutzbeauftragter, nicht diese Seite. SMS und E-Mail sind die unkomplizierten Wege.
So macht es buchen.app
Bestätigung und Absage-Mail gehen in jedem Tarif automatisch raus, mit Link zum Verschieben und zur Kalenderdatei. Die Erinnerung per E-Mail kommt in jedem Tarif, 24 Stunden vorher, einmal je Termin. Wer verschiebt, bekommt sie für den neuen Termin noch einmal. SMS und WhatsApp versendet buchen.app heute nicht, dafür sind die Vorlagen oben.
Fragen zur Terminerinnerung
Wie viele Stunden vorher ist die Erinnerung am besten?+
24 Stunden ist der Standard und passt für die meisten Betriebe. Bei Terminen über zwei Stunden lohnt eine zweite Erinnerung am Morgen. Weniger als vier Stunden vorher hilft kaum noch, weil die Zeit nicht neu vergeben werden kann.
Darf ich per WhatsApp erinnern?+
Rechtlich ist die Erinnerung an einen gebuchten Termin Teil des Vertrags, keine Werbung. Die Frage ist der Datenschutz: Die Nummer des Kunden landet bei Meta. Viele Betriebe machen es mit WhatsApp Business und einem Hinweis in der Datenschutzerklärung. Sicherer sind SMS und E-Mail.
Brauche ich eine Einwilligung des Kunden?+
Für die Erinnerung an seinen eigenen Termin nicht, solange nichts anderes in der Nachricht steht. Für Werbung, Newsletter oder Rabatte ja. Deshalb gehört beides nicht in dieselbe Nachricht.
Was, wenn der Kunde trotzdem nicht kommt?+
Dann hat die Erinnerung ihren Zweck erfüllt, wenn sie einen Absage-Weg hatte: Sie wissen, dass er nicht kommen wollte. Ob Sie eine Ausfallgebühr nehmen, hängt davon ab, ob sie in der Bestätigung stand. Ohne Ankündigung ist sie schwer durchzusetzen.
Versendet buchen.app Erinnerungen per SMS?+
Nein, per E-Mail, in jedem Tarif, 24 Stunden vor dem Termin. SMS und WhatsApp sind geplant, aber noch nicht eingebaut. Bis dahin stehen die Vorlagen auf dieser Seite.
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