Funktion
Manche Termine will man erst ansehen. Dafür gibt es die Anfrage.
Je Leistung entscheiden Sie: sofort fest oder erst anfragen. Bei der Anfrage wählt der Kunde Zeit und Angaben wie immer, Sie sagen innerhalb von 24 Stunden zu oder ab. Die Zeit bleibt so lange für ihn reserviert.
Ein Haarschnitt kann sofort fest sein. Eine Motorinstandsetzung, ein Hausbesuch am anderen Ende der Stadt oder ein Hochzeitsshooting eher nicht. Da will man erst wissen, worum es geht, ob die Zeit wirklich reicht und ob das Ersatzteil da ist. Bisher hieß das: Kontaktformular, drei Mails hin und her, und am Ende ein Termin per Telefon.
Die Anfrage bei buchen.app ist eine Buchung, die noch nicht fest ist. Der Kunde geht denselben Weg wie sonst, wählt Zeit und beantwortet die Fragen, sieht am Ende aber „Anfrage gesendet“ statt „Termin gebucht“. Sie bekommen die Anfrage ins Portal und per Mail, sehen alle Angaben und entscheiden. Der Rest, Bestätigung, Kalender, Erinnerung, läuft danach wie bei jeder Buchung.
So läuft eine Anfrage
1. Der Kunde fragt an
Leistung, Fragen, Zeit, Name, wie bei einer Buchung. Er bekommt sofort eine Mail „Anfrage angekommen“ mit dem Hinweis, bis wann Sie antworten.
2. Sie entscheiden
Im Portal unter Anfragen, mit allen Angaben und Dateien des Kunden. Zusagen oder Absagen, jeweils mit einer Nachricht an den Kunden, zum Beispiel „Bitte Fahrzeugschein mitbringen“ oder „Am Freitag ginge es“.
3. Fest oder frei
Bei Zusage wird die Anfrage zur Buchung, der Kunde bekommt die Bestätigung. Bei Absage oder nach Ablauf der Frist wird die Zeit wieder frei, der Kunde bekommt Bescheid und den Link zur Neubuchung.
Die Zeit bleibt gesperrt, bis Sie entscheiden
Eine offene Anfrage belegt die Zeit wie eine Buchung. Kein anderer Kunde kann sie buchen, auch nicht sofort. Das ist die Entscheidung dahinter: Wer anfragt, soll die Zeit auch bekommen, wenn Sie zusagen, und nicht hören, dass sie inzwischen weg ist.
Damit die Zeit nicht ewig blockiert bleibt, gibt es die Frist, Standard 24 Stunden, im Portal einstellbar. Läuft sie ab, wird die Anfrage von selbst freigegeben und der Kunde bekommt eine Mail, dass es nicht geklappt hat. Antworten Sie also innerhalb eines Tages, am besten am selben.
Wofür Betriebe die Anfrage nehmen
Werkstatt
Inspektion groß, Fehlersuche, alles mit Ersatzteilen. Der Kunde lädt ein Foto vom Fehlerspeicher hoch, Sie prüfen Teil und Zeit und sagen zu.
Fotostudio, Aufbereitung
Hochzeit, Firmenfeier, Komplettaufbereitung: Aufträge über mehrere Stunden, bei denen erst das Gespräch klärt, ob es passt.
Hausbesuch
Fußpflege oder Physiotherapie beim Kunden zu Hause. Sie sehen die Adresse, rechnen die Fahrt und sagen zu, wenn sie in die Tour passt.
Einstellen in einer Minute
Im Portal unter Leistungen hat jede Leistung den Schalter „Sofortbuchung“ oder „Anfrage“. Die Vorlagen der Branchen schlagen eine sinnvolle Einstellung vor, die Werkstatt-Vorlage zum Beispiel bei der großen Inspektion. Sie stellen ihn jederzeit um. Die Frist steht in den Einstellungen. Die Anfrage gehört zum Tarif Pro, in Free ist jede Leistung Sofortbuchung.
Fragen zur Anfrage
Kann eine Leistung beides sein, sofort und auf Anfrage?+
Nein, je Leistung eines. Wer beides braucht, legt zwei Leistungen an: „Kleine Inspektion“ sofort, „Große Inspektion“ auf Anfrage.
Was sieht der Kunde, während die Anfrage offen ist?+
Die Mail „Anfrage angekommen“ mit Leistung, Zeit und der Frist, bis wann Sie antworten. Über den Link darin kann er die Anfrage zurückziehen.
Kann ich bei der Zusage eine andere Zeit vorschlagen?+
Nicht in einem Schritt. Sie sagen ab mit der Nachricht „Freitag 10 Uhr ginge“, der Kunde bucht die neue Zeit über den Link. Oder Sie tragen den Termin nach Rücksprache selbst im Portal ein.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?+
Die Anfrage läuft ab, die Zeit wird frei, der Kunde bekommt eine Mail, dass es nicht geklappt hat. Das ist unangenehm, deshalb zeigt das Portal offene Anfragen mit Restfrist unter Anfragen.
Ist die Anfrage in Free enthalten?+
Nein, sie gehört zu Pro. In Free ist jede Leistung Sofortbuchung.
Erst ansehen, dann zusagen.
Free anlegen, Pro freischalten, Leistung auf Anfrage stellen. Der Rest läuft wie eine Buchung.